Kasa Hareketleriyle İlgili Örnek İşlemler

Selamlar SambaPOS ailesi ilk dökümanımı yayınlamanın heyacanı var hatalarım için şimdiden özür dilerim.

Öncelikle Hesap yapımız şöyle işliyor. Ödemelerimiz nakit, kredi kartı ve yemekçeki olarak alınıyor. Bu ödemeler nakite yada merkez kasa dediğimiz patron hesabına geçiriliyor. Çalışanlara yapılan ödemeler ve toptancılara yapılan ödemeler gider olarak gösteriliyor ve bunun yanında elektirik tadilat giderleri gibi giderlerimiz var.

Çalışanlara ve toptancılara ödeme yapamadığımız zaman onları alacaklı yapıyoruz. Bu borçlarımızı ödediğimiz zaman ise bunu hem borçtan düşüyoruz hemde gider olarak gösteriyoruz.

İlk olarak söylemek istediğim anlatılan yöntemler minumum düzey olarak anlatılmıştır. Çeşitlendirmek ve detaylandırmak mümkündür bunun için temel mantığın kavranması gerekir umarım kavramanıza yardımcı bir döküman olur.

ilk olarak hesap şablonlarımızı eklememiz gerekiyor. Bunun için

Yönetim > Hesaplar > Hesap Şablonları > Hesap Şablonu Ekle diyoruz.

Ekleyeceğimiz Hesaplar

Aktarma Hesapları: Buraya pos hesaplarından yada ticket hesaplarından geçiş yapacağımız zaman kullanmak üzere ara hesaplar oluşturacağız. Çünkü SampaPOS güvenlik açısından aynı hesap şablonları altındaki bir hesaptan diğerine geçişe izin vermemektedir. Posdaki bakiyemizi nakite geçireceksek böyle bir ara hesap kullanacağız ancak posdaki bakiyemizi başka bir hesap şablonu altındaki patron hesabına geçireceksek böyle bir ara hesaba ihtiyacımız olmayacak. Kredi kartları için ayrı ticketlar için ayrı aktarma hesabı oluşturabiliriz bu bizim için takibi kolaylaştırır ama gerek yok diyorsanız hepsini tek bir hesap üzerindende yapabilirsiniz.

Merkez Hesaplar: Burada Patrona yapılan ödemelerin bulunduğu hesaplar yer alacak. Gün sonu ödenenler ve gün başında kasaya girişler bu hesaplardan olacak. Kaynağı patron olmayan herhangi bir geliride buraya oluşruracağımız bir gelir hesabından yapabiliriz.

Gider hesapları: Günlük olağan giderlerin yer alacağı hesap şablonu. Kalem kalem ayırarak çeşitlendirmek takibi kolaylaştırır.

Çalışan Hesapları: Çalışanlarımızın hesabının yer alacağı hesap şablonu. İş yeri politikasına göre çalışanın belirli bir alacağı içerde tutuluyorsa buraya işlenir. Yada başka yerlere yapılan ödemelerden dolayı çalışanlara ödeme yapılmazsa bu hesaplar alacaklandırılır. İşyerinden alacakları herhangi bir ürünü bu çalışana varlık oluşturup hesap ilişkillendirmesi yaparak hesabına işleyebiliriz. ( Döküman içinde anlatılacak.)

Cari Hesaplar: Toptancı hesapları, muhasebe hesapları, yakıtın alındığı benzinlik gibi hesapların yer alacağı hesap şablonu.

Borç Hesapları: SambaPOS yapısı gereği bir hesabı alacaklandırmak için bir hesabı borçlandırmak şattır. Yani çalışan borçları adı altında bir hesap oluşturacağız ve 5 elemana ayrı ayrı borçlanacağız ve 5 elemana borcumuzun toplamı çalışan borçları altında gösterilecek.

Şeklinde hesap şablonlarımızı ekliyoruz.

Sıra hesaplarımızı oluşturmakta.

Yönetim > Hesaplar > Hesaplar > Hesap Ekle diyoruz ve aşağıdaki hesapları oluşturuyoruz.

Şeklinde Hesaplarımızı ekliyoruz. Gider hesapları, çalışan hesabları gibi hesapları iş yeri yapısına göre çeşitlendirebilirsiniz. Mesela paket motorlarının plakasına göre yakıt giderlerini ayrı ayrı takip edebilirsiniz.

Şeklinde hesap listemiz oluşacak.

Sırada bu hesaplardan akışı sağlayacak Hesap Hareket Tiplerini oluşturmak var. Hareket tipleri oluşturulurken dikkat edilmesi gerekeken nokta akış hangi hesaptan hangi hesaba yapılacak. Mesela elektirik parası ödediysek burada nakit hesabımızdan gider hesabımıza geçiş yapmamız gerekir. Ödemeyi banka hesabından yapıyorsak bu sefer kredi kartı hesabından gider olarak geçiş yapmamız gerekir. Her iki şekildede yapılıyorsa iki hareket tipi eklemek yerine daha pratik çözümler kullanılır. Buna ayrı bir dökümanda değiniriz.

Burada Hareket tipi adına anlayabileceğimiz bir isim veriyoruz. Mesela bu hareket tipi neyi gerçekleştiriyorsa o ismi verebiliriz. Yukrarıdaki hareketimiz gider yapacak yani nakit hesabından gider hesaplarına bir geçiş olacak.

İsim olarak gider heraketi yazıyoruz. Kaynak hesap tipimize nakit hesabımızın bulunduğu hesap şablonu ismini seçiyoruz yani ödeme hesapları. Hedef hesap tipine gider hesaplarımızın bulunduğu gider hesaplarını seçiyoruz.

Varsayılan kaynak hesabı olarak nakit seçiyoruz. Ödemelerimizin nakitten yapıldığınız farzediyoruz. Varsayılan hedef hesabını boş bırakıyoruz. Hangi gideri oluşturmak istiyorsak manuel seçeceğiz.

Buna benzer şekilde diğer dökümanları oluşturacağız.

Yukarıdaki gelir hareketi hesap hareket tipinde ise kaynak hesabı boş bıraktık çünkü gelir merkez kasa yani patrondanmı olcak yoksa başka bir hesaptanmı ona göre seçim yapılacak.

Çalışan ve toptancı hesaplarında ise işlem 3 adımdan oluşuyor. Önce hesaplar alacaklandırılıyor. Sonra ödeme yapılıyor ve bu ödeme nakit hesabından gider olarak düşülüyor. Çalışanların ve toptancıların ödemesi anlık olarak yapılıyor ise bunlara gerek kalmadan direk gider olarak çıkılabilir.

Sırada hesaplar arası geçiş var ticket aktarmalarını ve kredi kartı aktarmaları ayrı takip etmek için ayrı hesaplar oluşturmuştuk aşağıdaki belgelerde o hesapları kullanacağız.

Merkez kasaya yapılan ödeme için aşagıdaki hesap hareket tipi kullanılacak.

Bu hareketleri hesap ekranlarında göstermek için döküman tipi eklememiz gerekmektedir.

Yönetim > Hesaplar > Döküman Tipleri > Döküman tipi ekle diyoruz.

Burada adı bölümüne hatırlamamızı kolaylaştıracak bir isim vereceğiz düğme başlığına ise hesap ekranlarında gözükecek bir isim vereceğiz.

Hesap şablonu bölümüne hangi hesap şablonunun olduğu ekranda gözükmesini istiyorsak yada hangi hesap şablonundaki hesapların hesap detaylarında gözükmesini istiyorsak o şablonun adını seçiyoruz. Gider Hareketi için gider hesaplarını seçeceğiz çünkü hangi gideri yapacaksak onu seçmemiz gerekecek. Döküman tipi olarak gider hareketini seçiyoruz ve toplu oluştur tabına geçip toplu oluşturu seçiyoruz. Seçmezsek eğer her gider için ayrı ayrı hesap detaylarına girip oluşturmamız gerekir pek kullanışlı olmaz. Yinede sizin seçiminiz. Daha sonra ilişkiler tabına geçip genel bir ilişki ekleyeceğiz ve bundan sonraki oluşturulacak bütün döküman tipleri için ilişki eklenmesi gerekecek onlar için ayrı ayrı resim eklemeyeğim.

Diğer döküman tipleri aşagıdaki gibi oluşturulacak

Böylelikle Hareket Dökümanlarımız bitti. Şimdi ayrı ayrı takibi sağlamak için hesap ekranı oluşturmaya.

Filitre tipine günlük mü aylıkmı yoksa nasıl takip etmek istiyorsak ona göre seçeceğiz. Gelirler ve giderler günlük takip ediceleceği için gün başı olarak seçildi

hesap şablonu olarak bu ekranda görünmesini istediğimiz hesapları seçeceğiz ve detayları göster seçili olacak.

Genel hesap ekranında aktarma yapabilmek için aktarma hesaplarını seçmemiz gerekir hesap bakiyeleri heo - olacaktır ama aktarma yapabilmek için gerekli.

Database dosyasını ekte bulabilirsiniz. Çeşitli adımlarda programdan çıkıp girip yapmanız gerekecektir o adımları yazmayı unuttum malesef özür dilerim. İlerki günlerrde daha güzel dökümanlar yayınlamaya çalısırım.

Önceki adımlarda bahsettiğimiz çalışan hesabını müşteri hesabıyla ilişkilendirme yapılmasından bahsetmiştik.

Yukarıda görüldüğü gibi varlıklar tabından varlık ekle diyip varlık tipi olarak müşterileri seçerek bir müşteri oluşturacağız oluştururken hesap bölümüne çalışan hesaplarında oluşturduğumuz hesabın adını aynen yazarsak bu müşteriye yaptığımız satışları müşteri hesabı olarak ödeme alırsak çalışan hesabına yazılmış olacaktır.

Yardımcı olabildiysem ne mutlu bana.
Selametle.
Arda Köse

Notlar: